Trzy sposoby na księgowość w firmie 

Przedsiębiorstwa muszą prowadzić księgowość, gdyż stanowi to nieodłączny element każdego biznesu. Istnieją jednak trzy możliwości z nią związane. Pierwsza z nich polega na prowadzeniu rachunkowości na własny rachunek, inna to zatrudnienie księgowej, a ostatnia możliwość polega na skierowaniu tego zadania do firmy z zewnątrz. Celem artykułu jest ukazanie zalet każdej z opcji, aby dopasować ją jak najlepiej do potrzeb własnej firmy.

W trakcie rozpoczynania własnej działalności należy spędzić dużo czasu w trakcie wypełniania niezbędnych dokumentów oraz dopełniania formalności. Istnieje konieczność, aby złożyć formularz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w tym miejscu niezbędne jest wskazanie kto odpowiada za rozliczanie firmy. Należy wybrać jedną z opcji, a mianowicie prowadzenie księgowości samodzielnie, powierzenie tego zadania księgowemu lub ostatnia możliwość, ciesząca się coraz większa popularnością – outsourcing księgowości.

Samodzielne prowadzenie księgowości

Prowadzenie księgowości własnej działalności jest możliwe, gdyż nie wiąże się to z obowiązkiem uzyskania odpowiednich kwalifikacji przed podjęciem się tego zadania. Jest to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność jednoosobową, wykonują niewiele transakcji w trakcie każdego miesiąca, a także mają opcję zastosowania ryczałtowych form opodatkowania, do czego służy im chociażby Księga Przychodów i Rozchodów. Mowa o prostej ewidencji, dzięki której istnieje możliwość obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. 
Omawiana opcja jest związana głównie z ograniczeniem wydatków. Należy wspomnieć o tak zwanym koszcie alternatywnym. Przez określenie to rozumie się korzyści, które nie zostaną osiągnięte na skutek niewykorzystania w optymalny sposób aktualnych zasobów. Mowa o czasie przeznaczonym na zajmowanie się rachunkowością firmy. To dobry moment, aby szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie: czy lepiej wyjdziemy na spędzaniu długich godzin nad formalnościami, czy może bardziej opłaci się skupienie na rozwoju firmy? Ta decyzja musi zostać podjęta indywidualnie, a kiedy okaże się, że podjęty wybór nie okazał się właściwy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać modyfikacji.

W trakcie rozliczania się samodzielnie należy zdawać sobie sprawę z własnych obowiązków. Między innymi chodzi o przestrzeganie odpowiednich terminów (chociażby uiszczanie zaliczki na podatek oraz opłacanie składek ZUS), ich przestrzeganie jest obowiązkowe. Samodzielne prowadzenie własnej księgowości wiąże się także z aktualnym śledzeniem przepisów podatkowych, które wpływają na sposób rozliczania firmy. Zaletą tej formy księgowości jest brak dodatkowych opłat związanych z prowadzeniem spraw księgowych firmy, a wiele programów do faktur z modułami finansowo-księgowymi wspiera znacznie cały proces.

Zatrudnienie księgowej 

Druga opcja to zatrudnienie profesjonalisty. Wśród niewątpliwych zalet omawianego wyboru jest komfort. Zatrudniona osoba odpowiada za wszystkie sprawy dotyczące księgowania operacji finansowych, zajmuje się rozliczeniami z ZUS oraz Urzędem Skarbowym, a także usługami o charakterze kadrowo-płacowym. To dobry wybór, kiedy specyfika działalności jest związana z regularnymi rozmowami z księgowym, a także generowaniem decyzji zarządczych.

Jest to jednak związane z wydatkiem rzędu 5 tysięcy złoty brutto każdego miesiąca, gdyż to właśnie tyle zarabia przeciętny księgowy w Polsce. Kiedy właściciel firmy pragnie pomniejszyć występujące w przedsiębiorstwie koszty związane z działalnością może poszukać, gdyż dostępni są również tańsi księgowi. Nie poleca się najmniejszych stawek wynagrodzenia, gdyż z reguły nie przekłada się to na odpowiednie kompetencje. To dobry moment, żeby zdawać sobie sprawę, że pensja księgowego to nie wszystko. Niezbędne jest zwiększenie wydatków o nabycie odpowiednich narzędzi umożliwiających jego pracę, wliczając w to oprogramowanie oraz niezbędne aktualizacje, a także szkolenia przeznaczone dla pracowników.

Outsourcing księgowości 

Ostatnia z przedstawianych możliwości to tak zwany outsourcing księgowy, czyli opcja dla osób, którzy doceniają własny komfort, a także zależy im na oszczędności pieniędzy. Specyfiką tej metody jest skierowanie spraw księgowych podmiotowi z zewnątrz. 
Nie istnieje już dłużej konieczność udawania się do biura rachunkowego, gdyż coraz popularniejsze jest dostarczanie dokumentów w formie online, co oznacza brak konieczności wyjścia z domu bądź zacisza firmy. Outsourcing księgowy oznacza narzędzia przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej, a wszystko co niezbędne występuje w przeglądarce internetowej. Dzięki jej zastosowaniu istnieje możliwość monitorowania finansów własnej firmy, dzięki merytorycznie wyszkolonym profesjonalistom z dziedziny prawa podatkowego, ubezpieczeń oraz księgowości. Wystawianie faktur nigdy wcześniej nie było tak łatwe. 

Kiedy korzysta się z księgowości online, niesie to za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim prostota zarządzanie oraz szansa na usprawnienie funkcjonowania różnorodnych działalności. Dzięki korzystaniu z rachunkowości internetowej nie istnieje konieczność bieżącego przeglądania zmian oraz modyfikacji w przepisach prawa. Jest to związane z automatycznym dopasowywaniem profilu do bieżących zasad. Oprócz tego, ogromne znaczenie odgrywa cena. Waha się ona między kilkadziesiąt do kilkuset złotych każdego miesiąca, a jest ona uwarunkowana indywidualnymi potrzebami. Jest to nawet w najwyższej granicy kwota znacznie mniejsza niżeli zaoferowanie pracy księgowemu. Cena nie zwiększa kosztów firmy w znaczny sposób, właśnie dlatego przedsiębiorcy bardzo często decydują się na tę opcję.