Jak wybrać program do fakturowania?

Dzięki skorzystaniu z programu do fakturowania, przedsiębiorca ma możliwość na postępowanie zgodnie z przepisami, które odnoszą się do prowadzenia działalności, a także do obowiązku właściwego dokumentowania sprzedaży, która ma miejsce w jego firmie. 

Przedsiębiorca w kontaktach z kontrahentami będzie przede wszystkim generował faktury. Skąd jakże ważną rolę odgrywa wiedza na temat wszystkich elementów, które muszą się znaleźć na tego typu dokumencie, o których informuje nas ustawa o VAT.

W jaki sposób wybrać program do fakturowania?

Jedną z najważniejszych cech, którą musi wykazać program to fakturowania jest wygoda, a oprócz tego nie można zapominać, że musi być on zgodny z przepisami prawa podatkowego. Reasumując, program tego typu służy pomocą, a nie jest dodatkową trudnością z którą musi się zmagać właściciel firmy. 

Omawiając programy do fakturowania należy wspomnieć o pojęciu automatyzacji pracy, gdyż są to pojęcia wzajemnie uzupełniające się.

Skorzystanie z pomocy programu do fakturowania online umożliwia: 

• automatyczne pobieranie niezbędnych informacji na temat kontrahentów z bazy GUS, 
• tworzenie katalogu towarów oraz usług, 
• monitorowanie kontrahentów przy pomocy wywiadowni gospodarczych, 
• sprawdzanie kontrahentów czy są oni czynnymi podatnikami VAT, 
• księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych w sposób automatyczny.

Baza Klientów
Pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS odbywa się automatycznie, co oznacza, że wystarczy jedynie wpisać NIP, a wszystkie pozostałe informacje, czyli chociażby nazwa i adres zostają automatycznie wypełnione.
Kolejną interesującą informacją jest fakt, że dane zostają zapisywane w bazie kontrahentów, która umożliwia przedsiębiorcy użycie jej w dowolnym momencie. 
Dzięki temu możliwe jest przede wszystkim zaoszczędzenie czasu, gdyż każde wystawianie faktury nie jest już dłużej jednoznaczne z wpisywaniem danych kontrahenta, w związku z tym, wystarczy wybrać właściwego nabywcę z listy i gotowe. 

Baza Produktów
Wybranie właściwego programu do fakturowania daje również możliwość na wygenerowanie katalogu towarów i usług, co umożliwia posiadanie danych na temat oferowanych usług bądź towarów, a jest to przydatne przede wszystkim w trakcie wystawiania faktury. Dane dotyczą nazwy produktu, ceny netto, stawki VAT oraz ceny brutto i innych np. rabatów, kodów CN produktów, jednostek miar. Oprócz tego, baza produktów z magazynem w programie do faktur daje możliwość na monitorowanie stanu konkretnych produktów w przedsiębiorstwie. Co jest jednoznaczne z posiadaniem wiedzy odnośnie braku produktów, a w związku z tym przedsiębiorca wie wcześniej, które produkty muszą zostać przez niego zamówione. Wiedza tego typu jest konieczna do właściwego działania każdego przedsiębiorstwa.

Sprawdzanie kontrahentów
Jak już zostało wspomniane powyżej, przy pomocy programu do fakturowania można również sprawdzać kontrahentów odnośnie ich rzetelności i wiarygodności podatkowej. Jest to czynność możliwa tylko i wyłącznie dzięki Białej Liście Podatników VAT, krajowym bazom dłużników oraz giełdom długów. Wybrane programy są zintegrowane z Białą listą podatników, krajowymi wywiadowniami gospodarczymi oraz pozwalają sprawdzić status wpisania do VAT.

Bieżące monitorowanie kontrahentów w bazie Ministerstwa Finansów oraz VIES  jest bardzo ważne w momencie wystawiania i księgowania faktur oraz przenoszenia obowiązku uiszczenia opłaty za podatek na nabywcę. Dzięki integracji z MF oraz VIES istnieje możliwość na określenie czy nabywca został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, czy też sytuacja tego typu nie miała miejsca. 

Kiedy przedsiębiorca dokonuje zakupu towaru bądź usługi, które zostały opodatkowane podatkiem VAT, odpowiedzialność za to, iż nabywca nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik spoczywa na przedsiębiorcy. To właśnie od przedsiębiorcy urząd skarbowy będzie oczekiwał udowodnienia iż może odliczyć VAT. 

Automatyczne księgowanie faktur
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup zaawansowanego programu do faktorowania będzie on mógł skorzystać z funkcji automatycznego księgowania wygenerowanych faktur we właściwej ewidencji księgowej (np. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów). Interesujący jest fakt, iż system tego typu samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego, co odgrywa bardzo ważną rolę odnośnie rozliczeń z urzędem skarbowym. 

Poza wymienionymi cechami, program do fakturowania umożliwia przeliczanie faktur, które zostały wygenerowane w walucie obcej, co jest wymagane przez przepisy ustawy o VAT. Program określa również różnice kursowe.

Pozostałe funkcje spełniane przez dobry program do fakturowania: 

• mając do czynienia ze sprzedażą abonamentową program odpowiada za automatyczne, okresowe tworzenie faktur oraz następnie dostarcza je  kontrahentom, 
• automatycznie planuje dostarczanie przypomnieć dotyczących uiszczenia należności w postaci wiadomości e-mailowych oraz SMS, 
• dostarcza faktury elektronicznie oraz linki do bezpośredniego uiszczenia zobowiązań, 
• automatycznie tworzy analizy, między innymi przychodów, przepływów pieniężnych czy też sprzedaży.

Program do fakturowania z wieloma typami faktur

Kolejną kwestią, która przemawia za nabyciem tego typu programu jest komfort w tworzeniu wielu rodzajów faktur, a więc program jest przydatny nie tylko w klasycznych fakturach VAT, ale oprócz tego służy on pomocą w wystawianiu faktur korygujących, faktur dla kontrahentów zagranicznych, faktur pro-forma, faktur zaliczkowych bądź końcowych. Niezwykle istotną cechą niektórych programów do fakturowania jest tworzenie niestandardowych dowodów sprzedaży, wśród których wyróżnia się między innymi fakturę VAT marżę, paragon fiskalny bądź niefiskalny.

RODO w programie do faktur

Jako, że od 2018 roku niezbędne jest respektowanie przepisów dotyczących RODO (ogólnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych) nie można lekceważyć obowiązków dotyczących przedsiębiorcy w tej kwestii.

Regulacje prawne związane z danymi osobowymi są skierowane do osób fizycznych, wliczając w to przedsiębiorców, którzy zajmują się prowadzeniem jednoosobowych działalności gospodarczych. W związku z tym, jeżeli firma oferuje towary oraz usługi na rzecz osób prywatnych, a także na rzecz osób fizycznych, które są właścicielami własnych przedsiębiorstw, warto zdawać sobie sprawę, iż przedsiębiorca ma obowiązek wypełnienia regulacji unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych. Chodzi przede wszystkim o chronienie danych przez utratą, zniszczeniem bądź wypłynięciem.

Jeżeli te przepisy nie będą respektowane, GIODO ma możliwość na nałożenie na przedsiębiorcę ogromnych kar, które sięgają nawet 20 milionów euro (zgodnie z art. 83 RODO). W związku z tym, właściwe przetwarzanie danych osobowych, a także odpowiednia ich ochrona powinna być jednym z podstawowych zadań każdego przedsiębiorcy, co jest czasem trudniejsze niż może się wydawać na pierwszy rzut oka.

Warto zdawać sobie sprawę, iż program do fakturowania jest rozwiązaniem wielu problemów dotyczących RODO. Chodzi między innymi o konstrukcję programu, który uwalnia przedsiębiorcę od spełnianie wielu obowiązków, a do tego ma miejsce właściwa ochrona świadczonych usług.

Za przykład procesu dotyczącego przetwarzania danych osobowych dzięki systemom teleinformatycznym stanowi ochrona danych przy pomocy generowania kopii bezpieczeństwa. Jest to skomplikowane zagadnienie, w związku z tym, iż niezbędne jest, aby utworzone kopie bezpieczeństwa zostały zgromadzone w oddzielnym środowisku odosobnionym od miejsca, w którym występuje baza danych. Oprócz tego, niezbędne jest, aby co wyznaczony w polityce bezpieczeństwa okres, kopie bezpieczeństwa zostały odtwarzane, a z kolei przechowywane dane zostały kontrolowane czy nie miało miejsce ich uszkodzenie. Kiedy przedsiębiorca korzysta z fakturowania online w chmurze, każdy z opisanych obowiązków, a także pozostałe przejmuje podmiot świadczący usługę.

Program do faktur na telefon a RODO

Dawniej programy do fakturowania były rzadkością, jednakże zmieniło się to i w dzisiejszych czasach można skorzystać z wielu wersji, które zostają tworzone również dla urządzeń mobilnych typu tablet czy telefon. 

Urządzenia mobilne niosą za sobą pewne ryzyko, w związku z tym niezbędne jest odpowiedzenie sobie na niżej wymienione pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, oto one: 

• czy istnieje szansa na permanentną utratę danych w sytuacji zniszczenia urządzenia?
• czy istnieje szansa na dostanie się do danych osoby nieuprawnionej? 
• czy ma miejsce generowanie kopii bezpieczeństwa danych?
• czy ma miejsce odtwarzanie kopii we właściwym środowisku podobnym do pierwotnego bez narażania danych na ich zatarcie bądź utracenie na urządzeniu źródłowym?

Przedstawione pytania nie wyczerpują tematu, a służą jedynie zobrazowaniu zakresu pytań na które musi odpowiedzieć osoba użytkującą aplikację mobilną, aby była ona zgodna z wymaganiami RODO. 

Za rozwiązanie problemu może posłużyć program do faktur w postaci aplikacji webowej, które pasują idealnie do urządzeń mobilnych RWD (responsive web design). W tej sytuacji pytania, które zostały zadane powyżej nie obowiązują już dłużej, z tego względu, że bazy danych występują w serwerowniach kierowanych przy pomocy dostawców usługi. 

Programy przeznaczone do fakturowania umożliwiają bieżące kontrolowanie zmian przetwarzania danych osobowych, w związku z tym raportują one następujące sytuacje:

• kto oraz kiedy wprowadził dane osobowe oraz dlaczego?
• kto oraz kiedy i dlaczego dokonał zmiany w danych oraz w jakim zakresie?
• kto oraz kiedy i na jakiej podstawie udostępnił dane osobowe podmiotom trzecim?
• historię protestów.

Należy zdawać sobie sprawę, iż w trakcie tworzenia faktury ma miejsce przetwarzanie danych osobowych nabywcy. 

Przedmiot, który zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych jest zobowiązany do zapewniania ich bezpieczeństwa, co jest ściśle związane z brakiem wycieku oraz modyfikowania przez osoby nieuprawnione. 
Oprócz wymienionych, przedsiębiorca ma obowiązek chronić dane osobowe przed zniszczeniem. 

W związku z tym, wszystkie podmioty zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych w postaci elektronicznej posiadają obowiązek do rozpoczęcia korzystania z polityki bezpieczeństwa, która składa się na przykład z: 

• zabezpieczenia pomieszczeń oraz urządzeń elektronicznych, w których następuje przetwarzanie danych, aby nie było możliwe dostanie się do nich osób nieupoważnionych, 
• rozpoczęcie korzystania z zasad generowania kopii zapasowych systemów, w których ma miejsce przetwarzanie danych osobowych, a także okresowe kontrolowanie czy generowane kopie są właściwe.

Oficjalne stanowisko byłego GIODO, gdzie interpretacja nie uległa zmianie, informuje, że w sytuacji, kiedy dane osobowe zostają przetworzone w chmurze za miejsce ich przetwarzania służy serwerownia, którą wybiera dostawca rozwiązania chmurowego. 

W tej sytuacji, przedsiębiorca nie ma obowiązku generowania zapasowych kopii, w związku z tym, że jest to zadanie dostawcy usług w chmurze. 

Należy zdawać sobie sprawę z tego, iż aplikacje, które zostają zainstalowane na telefonach bądź tabletach nie mają opcji generowania kopii zapasowych, w związku z tym nie zostają spełnione wszystkie zasady przepisów dotyczących RODO. 

Program do faktur zgodny z przepisami

Przepisy podatkowe charakteryzują się dużą zmiennością, dlatego niezbędne jest, aby wybór programu do fakturowania był dopasowany do aktualnych przepisów. Programy fakturowe występujące online w chmurze mają niewątpliwą cechę pozytywną związaną z brakiem ponoszenia kosztów w przypadku aktualizacji. Precyzując, przedsiębiorca nie płaci ani grosza za nabycie pakietu aktualizacyjnego, co stanowi różnicę odnośnie oprogramowania pudełkowego. 

Dobry program do wystawiania faktur jest w stanie stworzyć JPK_FA – struktury związanej z wygenerowanymi fakturami VAT sprzedaży. Od 1 lipca 2018 roku na żądanie urzędu skarbowego niezbędne jest przekazanie tego raportu przy pomocy elektronicznego nośnika danych, chociażby pendrive. 

Nie sposób nie wspomnieć, że dostarczanie faktur przy pomocy e-maili nie jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, gdyż nie wszystkie skrzynki pocztowe oferują szyfrowanie danych. Jednakże z problemem dostarczania faktur można poradzić sobie w inny sposób, a mianowicie przy pomocy zaawansowanych aplikacji webowych, których specyfiką działanie jest dostarczanie bezpiecznej e-faktury przy pomocy linku. 

Programy do fakturowania online są lepsze?

Przewaga programów przeznaczonych do fakturowania online jest związana z ich mobilnością, co oznacza dostępność ze wszystkich urządzeń, które są w posiadaniu przeglądarki internetowej, a także mają dostęp do Internetu. Dzięki temu każdy przedsiębiorca może w dzisiejszych czasach stworzyć fakturę bez względu na miejsce oraz porę. 

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zaawansowany program do fakturowania online będzie on mógł skorzystać z wielu integracji np. ze sklepami internetowymi, płatnościami online, z narzędziami bankowości mobilnej, dającej możliwość zarówno na importowanie oraz rozliczanie transakcji z rachunku bankowego. Następuje kojarzenie transakcji ze stworzonymi fakturami. To rozwiązanie jest jednoznaczne z kontrolą nad płatnościami, które napływają od nabywców, a dzięki temu każdy przedsiębiorca prowadzi własne przedsiębiorstwo płynnie oraz bez większych trudności.

CRM w programie do faktur

Temat programów do fakturowania nie może być zamknięty bez wspomnienia o roli CRM. 
CRM jest przeznaczony do pomagania programowi do fakturowania w chmurze, a precyzując zajmuje się on kierowaniem relacjami z klientami.

Dzięki właściwemu CRM w programie jest możliwe: 

• automatycznie pobieranie danych kontrahentów z GUS-u w oparciu o numer NIP kontrahenta, dzięki czemu posiada on wszystkie dane przedsiębiorstwa, 
• tworzenie bazy kontrahentów - umowy, ustalenia, adnotacje związane z danymi nabywcy mogą występować w jednym miejscu. Oprócz tego, terminy spotkań, warunki dostaw oraz pozostałe informacje są w każdej sytuacji dostępne od razu, 
• zarządzanie projektami i zadaniami – wprowadzanie zadań, a oprócz tego przepisywanie ich do konkretnych pracowników oraz kontrahentów, opcja nadawania priorytetów oraz terminów wykonania, dzięki czemu ma miejsce bardzo efektywne kierowanie przedsiębiorstwem, 
• tworzenie archiwum dokumentów – gromadzenie w jednym miejscu wszystkich dokumentów dotyczących konkretnego kontrahenta. 

Wymienione narzędzia sprawiają, iż przedsiębiorca nie ma już dłużej obowiązku na generowanie dodatkowej dokumentacji, a także notatek oraz nie ma konieczności ręcznego wpisywania danych na fakturze (każdorazowo). Wszystkie niezbędne informacje związane z nabywcami znajdują się w jednym miejscu, co umożliwia oszczędność czasu, co jest bardzo ważne w prężnie działającym bądź rozwijającym się przedsiębiorstwie.